Introducir una mejor experiencia del cliente como parte de la evolución continua de County Housing

En los últimos tres años, la Autoridad de la Vivienda del condado de San Luis ha dado pasos firmes hacia un mayor impacto. Su nuevo enfoque se centra en la importancia de establecer relaciones con los residentes que necesitan un lugar asequible para vivir, haciendo que su experiencia sea más acogedora y transparente.

Hasta hace poco, la mayoría de los cambios han sido internos, pero ahora la autoridad de vivienda tiene una nueva marca, un nuevo sitio web y una nueva presencia como County Housing.

“Me ha entusiasmado ver cómo están cambiando las cosas, pero no ha sido necesariamente visible desde fuera”, declaró la Directora de Operaciones, Katrina Sommer. “La nueva marca es una alineación de nuestros objetivos que otras personas pueden ver”.

Estos objetivos incluyen la mejora del funcionamiento general, el fomento de una cultura centrada en el residente, el aumento de las asociaciones en la comunidad, la ampliación del acceso a viviendas asequibles y el cambio de su percepción pública de una entidad gubernamental excesivamente burocrática a una organización más cálida y empática cuyo personal realmente quiere ayudar.

“En el pasado, nuestro trabajo ha pasado a menudo desapercibido, a menos que hubiera un problema”, declaró la Directora Ejecutiva y Consejera Delegada, Shannon Koenig. “Queremos dar a conocer mejor las soluciones que ofrecemos y las repercusiones positivas que tenemos en la vida de las personas y en la comunidad a la que servimos.

La agencia, de 72 años, no es la única que ha cambiado de marca. County Housing está a la vanguardia de una tendencia entre las 3.000 autoridades de vivienda de todo Estados Unidos para actualizar su marca hacia objetivos como aumentar las oportunidades de asociación, contratar personal con talento y propietarios de calidad, optimizar los recursos y mejorar su impacto en la comunidad local.

El Presidente de la Junta de Comisarios, David Nehrt-Flores, Director del Deaconess Center for Child Well-Being, dijo que puede ser fácil perder de vista las relaciones cuando la atención se centra en procesos y requisitos. Pero la evolución de County Housing ejemplifica lo que es posible cuando las instituciones del sector público aumentan la agencia de aquellos a quienes sirven. “Así es como construimos una comunidad colectiva de atención que crea las condiciones para que la gente sienta su plena humanidad”, afirmó.

Ese sentimiento surge una y otra vez cuando los miembros del personal de Viviendas del Condado hablan del enfoque de su organización.

“Viviendas del Condado se encuentra con personas en un momento difícil de su vida: están luchando, y queremos que se sientan vistas, escuchadas y atendidas”, afirma Sommer. “A menudo se encuentran en un estado emocional debido a su situación actual. Intentamos atender sus necesidades desde el primer contacto para generar confianza y credibilidad.”

Como resultado de esta evolución continua, Viviendas del Condado está ahora en condiciones de reforzar sus interacciones con todas sus partes interesadas. He aquí una instantánea de lo que esto supondrá para los residentes, los socios, el personal y la comunidad de San Luis en general.

Cuando las personas que necesitan acceder a un lugar asequible para vivir se dirigen hoy a Viviendas del Condado, su experiencia es muy diferente de lo que habría sido hace tres años. “Las personas a las que atendemos tienen ahora una experiencia de mayor calidad porque intentamos ir a su encuentro”, afirma Sommer. “Y como respondemos con el nivel de atención y preocupación que tenemos, la gente nos ve más como defensores de nuestros clientes y de la comunidad”.

Por ejemplo, el nuevo sitio web ofrece una funcionalidad mejorada tanto para los actuales titulares de vales de elección de vivienda como para los nuevos. Pueden acceder a sus formularios y expedientes, a recursos para encontrar vivienda, a un portal para recertificar y a información sobre otros programas para los que podrían reunir los requisitos. También pueden ponerse en contacto con sus asistentes sociales y encontrar respuestas a las preguntas más frecuentes. Los residentes de viviendas públicas pueden rellenar formularios de solicitud de mantenimiento, efectuar pagos de alquiler, presentar solicitudes de traslado, acceder a las políticas y mucho más.

Una función que se espera que sea especialmente popular es la posibilidad de inscribirse para recibir un aviso cuando se abra la lista de espera. Debido a la demanda excepcionalmente alta y a la oferta limitada en el condado de San Luis, la lista de espera lleva varios años sin abrirse. Sommer afirma que reciben llamadas de personas que preguntan todos los días, por lo que disponer de un sistema de notificación tranquilizará a los clientes que temen perdérselo.

“Podremos saber quién ha preguntado y cuándo se abrirá la lista de espera”, explica Sommer. “Podemos ofrecerles una solución a parte de su frustración, aunque aún no podamos ofrecerles vivienda”.

Además de aumentar la transparencia y la información, Viviendas del Condado ha formado a todo su personal para que esté más familiarizado con las experiencias vividas por las familias que buscan vivienda. El resultado final de esta inversión multifacética, según Nehrt-Flores, será una mejora de las relaciones entre residentes, propietarios y personal, y un menor número de casos en los que las emociones desemboquen en enfrentamientos.

“Reconocemos que seguirán surgiendo problemas, pero estamos construyendo un contenedor lo bastante fuerte como para aguantar el conflicto”, afirmó. “Nuestro nuevo enfoque llevará a comprender que hay personas reales implicadas en ambos lados, que luchan colectivamente por el acceso a la vivienda”.

Cuando Judy Ricks, Directora Administrativa, trabajaba en el sector de la educación, descubrió el impacto que la falta de vivienda tenía en los estudiantes, lo que le hizo creer que “la vivienda no es un sector más. La vivienda es una necesidad primaria”.

Ella cree que el cambio de marca ayudará a los socios del Condado de Vivienda – que incluyen los propietarios, proveedores, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, y más – para entender mejor todas las formas en que su trabajo toca la vida de los residentes, desde la gestión de la vivienda pública para proporcionar vales basados en los ingresos para el desarrollo de nuevas viviendas para garantizar un nivel de vida de calidad en unidades de alquiler. “La vivienda asequible es muy compleja, y queremos que se nos reconozca como expertos en la materia”, dijo Ricks.

Debido a la escasez de viviendas asequibles en la región de San Luis, Viviendas del Condado busca activamente socios interesados en colaborar en proyectos. Para ello, su nuevo sitio web incluye información exhaustiva para todos sus socios sobre el trabajo conjunto en diversas capacidades.

Cuando el personal de Viviendas del Condado opinó sobre el cambio de marca, Ricks dijo que cada persona aportaba su propia experiencia y perspectiva. “Por eso nos apasionamos y nos hicimos oír tanto en este viaje”, dijo. “Hemos sacado piezas del pasado que nos han llevado a este momento, y estoy seguro de que resonarán”.

“Es un nuevo comienzo para nosotros, y renovará la energía que aportamos cada día a nuestro trabajo”, afirma Sommer. “Ya intentábamos mostrarnos de forma diferente, pero es difícil cuando no ves ninguna evidencia de cambio visualmente. Ahora hay todo un movimiento en torno a lo que decimos que intentamos hacer”.

El hecho de que se destaque su trabajo también ejerce una presión positiva sobre el personal para que esté a la altura de la marca en sus interacciones cotidianas, afirma Ricks. “Cuando hay contratiempos, somos muy transparentes. Asumimos la responsabilidad de cualquier contratiempo y reforzamos nuestro compromiso de resolver los problemas”.

Nehrt-Flores se mostró de acuerdo y añadió: “Siempre nos esforzamos al máximo y siempre hay margen para mejorar. Nos basamos en ese enfoque en lugar de exhibir un sentido de autoridad”.

“Queremos cambiar la percepción de nuestra autoridad de vivienda”, dijo Ricks. “Hacemos mucho más que repartir vales. En lugar de crear o perpetuar la pobreza generacional, mostramos a la gente que su situación actual no tiene por qué ser continua.”

Según Lora Gulley, Vicepresidenta de la Junta de Comisionados y Directora de Movilización y Defensa de la Comunidad de Generate Health, las repercusiones del enfoque centrado en los residentes de Viviendas del Condado se extienden también a la salud y el bienestar. “Una vivienda de buena calidad es una medida de la salud y el bienestar de nuestra comunidad”, afirmó. “Estamos trabajando para cambiar la percepción de las autoridades de vivienda. Ahora es distinto: tendemos puentes a nuestros socios y colaboradores a largo plazo para que se vean a sí mismos como parte de este esfuerzo.”

Al explicar con más detalle las soluciones que ofrece, Ricks cree que County Housing “muestra a la gente que hay esperanza y les hace comprender mejor que somos un lugar en el que pueden confiar y creer”.

Además, dijo Nehrt-Flores, “tejer en la comunidad fortalece las instituciones de gobierno para que cuando haya transiciones, el tejido cívico se mantenga, independientemente de la política o el liderazgo”.

“Estamos orgullosos de lo lejos que hemos llegado, pero tenemos aspiraciones muy altas”, afirma Ricks. “En cuanto a recursos humanos, vamos a seguir invirtiendo en nuestra gente”.

Gulley, que acaba de iniciar su segundo mandato de cuatro años en la Junta de Comisionados, afirma que considera la evolución de Viviendas del Condado más un maratón que un sprint. Para ayudar a medir sus progresos, el personal ha instituido encuestas anuales a los residentes de sus viviendas públicas, a los titulares de vales de elección de vivienda y a los arrendadores. “Hay muchas formas de recoger opiniones, y queremos que la gente las comparta con nosotros”, dijo. “Nuestra disposición a escuchar conversaciones difíciles hará que nuestro servicio sea mejor”.

De cara al público, Ricks dijo que Viviendas del Condado hará hincapié en las relaciones y la transparencia con todas sus partes interesadas, empezando por la primera impresión. “Nuestra marca transmite un mensaje incluso antes de que pronunciemos una palabra, por lo que acertar con nuestra historia es importante”.

Koenig, que comenzó como Director Ejecutivo y CEO en enero de 2021, está entusiasmado con todo lo que la junta y el personal han hecho en los últimos tres años para mejorar el trabajo de County Housing y modernizar su enfoque poniendo énfasis en la estabilidad y el sentido de pertenencia de los residentes. “Somos uno de los principales proveedores de viviendas asequibles de la región, y estamos más apasionados que nunca por cumplir nuestra misión”.

Al fin y al cabo, dijo Koenig, “todos necesitamos un lugar al que llamar hogar, y nuestra nueva marca muestra todo lo que Viviendas del Condado está haciendo para atender esa necesidad. Estamos reforzando la piedra angular de los cimientos de esta comunidad”.

Alerta importante: cuidado con las estafas en línea

Nuestros socios de Mountains and Plains Network (MAP) han sido alertados de una tendencia preocupante que implica estafas en línea dirigidas a personas que buscan acceso a la lista de espera del programa Housing Choice Voucher (HCV). Nos hemos enterado de que una entidad no autorizada se está presentando falsamente en Internet, ofreciendo un atajo para acceder a la lista de espera del VHC. Esta estafa ha evolucionado, y los estafadores también se hacen pasar por arrendadores a través de correos electrónicos falsos y solicitan ilegalmente depósitos a personas desprevenidas con el pretexto de la aprobación del VHC.

Tenga en cuenta que todo acceso legítimo a la lista de espera de HCV se tramita siempre a través de los canales oficiales de la Agencia de Vivienda Pública (PHA). Es importante destacar que en ningún momento el proceso requiere un depósito financiero para asegurar una plaza en la lista de espera de la Sección 8.

1. 1. Comunicación oficial: Todas las comunicaciones oficiales con respecto a la colocación en la lista de espera de HCV vendrán directamente de la Autoridad de Vivienda del Condado de San Luis o de Viviendas del Condado. Asegúrese de verificar cualquier correo electrónico u oferta sospechosos.

2. Contactos legítimos de la PHA: Si necesita verificar la legitimidad de cualquier contacto que afirme representar a la PHA, consulte la lista oficial de contactos de la PHA en https://www.hud.gov/program_offices/public_indian_housing/pha/contacts.

3. No hay que pagar para acceder a la lista de espera: No hay cargos asociados con la solicitud o ser colocado en la lista de espera HCV. Cualquier solicitud de dinero a cambio de un puesto en la lista de espera o de un servicio acelerado es una estafa.

Si cree que ha sido víctima de una estafa, notifíquenoslo a nosotros y a las fuerzas de seguridad locales. Esta información puede ser muy valiosa para prevenir nuevas victimizaciones. También puede presentar una queja ante la Oficina del Inspector General de HUD a través de https://www.hudoig.gov/.

La evolución de Vivienda del Condado ante retos como el aumento de los alquileres

Con los precios de los alquileres locales subiendo a niveles históricos, encontrar una vivienda digna, segura y asequible puede ser difícil, especialmente para las personas mayores, las personas con discapacidad y las familias con ingresos bajos o moderados. Una de las organizaciones en primera línea para hacer frente a este reto es County Housing, la autoridad oficial de vivienda del condado de San Luis.

“La necesidad de un hogar es universal, y Viviendas del Condado trabaja para garantizar que las personas con ingresos bajos y moderados tengan esa necesidad cubierta”, afirma la Directora Ejecutiva y Consejera Delegada, Shannon Koenig.

Por lo que respecta a los consumidores, County Housing proporciona pistas sobre casas o apartamentos de alquiler asequible a través de las relaciones que han establecido o de sitios web de confianza. “Una vez que la gente ha encontrado un lugar donde vivir, Viviendas del Condado se asegura de que cumple las normas nacionales de seguridad y calidad”, afirma Koenig. “Si algo va mal, nos aseguramos de que se arregle; y si algo va muy mal, volvemos a emitir el vale de vivienda para que la familia pueda volver a intentar encontrar un lugar mejor”.

Viviendas del Condado también se comunica continuamente con los propietarios locales, tanto los que aceptan vales de vivienda como los que son posibles participantes en el programa. Una parte importante de su papel consiste en aprovechar sus relaciones con los propietarios para defender los intereses de los residentes, esforzándose siempre por tejer soluciones de apoyo para las personas que puedan estar atravesando un momento vulnerable y, al mismo tiempo, darles capacidad de decisión sobre sus opciones de vivienda.

Viviendas del Condado ha iniciado recientemente una evolución para ser aún más proactivo a la hora de satisfacer las necesidades de las personas y comunidades locales. Está mejorando sus operaciones y aspirando a una mejor experiencia de servicio al cliente mediante iniciativas como el lanzamiento de un nuevo sitio web.

También ha puesto en marcha otras iniciativas nuevas, y está trabajando para hacer frente a las percepciones negativas que a veces se encuentran las personas cuando se dirigen a un casero con un vale de vivienda.

La evolución de County Housing se está produciendo en un momento en que tiene que cubrir alquileres más altos con la misma cantidad de fondos del gobierno federal, y sigue enfrentándose a una acumulación en su lista de espera. “En 2020, entraron en nuestra lista de espera 6.000 personas”, dice Koenig. “Seguimos trabajando en esa lista”. También hay listas de espera de años para cada una de las promociones de vivienda pública que gestiona County Housing.

“Nuestras listas de espera reflejan la enorme demanda de viviendas dignas, seguras y asequibles”, afirma Koenig. “Es difícil entrar en una lista, y luego nunca estás seguro de cuánto tiempo vas a esperar”.

En respuesta, Viviendas del Condado está actualizando sus sistemas para mantener a la comunidad local mejor informada sobre las vacantes en las listas de espera. Para dar a la gente más opciones, también ha comenzado a adjuntar sus vales a desarrollos existentes y nuevos como Wellington Family Homes, un proyecto que está convirtiendo voluntariamente antiguas viviendas públicas en viviendas asequibles en Wellston, y University Crossing, un nuevo proyecto de Crédito Fiscal para Viviendas de Bajos Ingresos en la Interestatal 70 y Hanley.

La capacidad de Viviendas del Condado para modificar sus normas de pago está limitada por los alquileres justos de mercado fijados a nivel federal y que se aplican a toda un área metropolitana, por lo que no puede limitarse a aumentar la cantidad que paga para hacer frente a la subida de los precios del alquiler. Adoptó las normas de pago más elevadas posibles durante el COVID (120% de los alquileres justos de mercado), y su personal está a la espera de cambios en el ámbito federal, como que el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de EE.UU. aumente la cuantía de los alquileres justos de mercado y utilice importes de alquiler basados en zonas más pequeñas (como un código postal).

Debido a que los programas de vales de vivienda sólo tienen suficiente dinero para ayudar a 1 de cada 4 personas que califican en función de sus ingresos, dice Koenig, Condado de Vivienda aboga por el aumento de la financiación del gobierno federal y fuentes locales. Y debido a que la escasez crónica de financiación de la vivienda pública no ha seguido el ritmo de la necesidad de actualización e inversión, Viviendas del Condado es cada vez más activo en el desarrollo de bienes raíces, tanto la reurbanización de las unidades que ya posee utilizando herramientas como el programa de Crédito Fiscal para Viviendas de Bajos Ingresos y la asociación con otras organizaciones para construir nuevas viviendas asequibles.

El objetivo de Viviendas del Condado es que sus esfuerzos sirvan de trampolín a los residentes hacia cosas mayores y mejores, incluido el camino hacia la propiedad de la vivienda. “Vivir en una vivienda pública no es una solución a largo plazo para las familias”, afirma Koenig. “Estamos reforzando la piedra angular de los cimientos de la comunidad en un momento en que la gente más lo necesita. Las cosas que hacemos cambian realmente la vida de la gente”.

Los resultados de nuestra instantánea de 2023 sobre la satisfacción del cliente

A finales de 2023, Viviendas del Condado llevó a cabo su segunda revisión anual del servicio de atención al cliente. En la encuesta se preguntó a casi 2.300 residentes de viviendas públicas, residentes de vales de elección de vivienda y propietarios acerca de su satisfacción con los procesos de la autoridad de vivienda y sus experiencias con el personal en funciones de atención al cliente.

Los resultados confirman que el nuevo enfoque que está adoptando Viviendas del Condado hacia el servicio al cliente y la eficiencia operativa será beneficioso. Estos cambios abordarán algunos de los problemas señalados en la encuesta, como la puntualidad de las respuestas del personal, la calidad de las interacciones y la claridad de los procesos.

Mientras que la encuesta de 2022 se centró en definir lo que significaba un buen servicio al cliente para los encuestados y lo que sentían que necesitaban de Viviendas del Condado, las preguntas de 2023 se orientaron a establecer una línea de base para la satisfacción, por ejemplo, preguntando a los residentes de viviendas públicas sobre los tiempos de respuesta de mantenimiento y reparación, la comunicación y la calidad del trabajo.

“Positivos o negativos, estos resultados proporcionan datos importantes al personal sobre si las intervenciones específicas están funcionando”, dijo el Director Ejecutivo de Vivienda del Condado y CEO Shannon Koenig.

Entre los resultados:

  • La calidad de las interacciones y la comunicación entre el personal y sus clientes (tanto residentes como propietarios) deja margen de mejora en todos los ámbitos.
  • Es necesario mejorar la puntualidad de las respuestas del personal.
  • Los arrendadores informaron de un aumento de la satisfacción en tres indicadores: conocimiento del personal, inspecciones bianuales de la propiedad y buenas experiencias alquilando a residentes de la autoridad de vivienda.

“En el ámbito de la vivienda pública, 2023 fue en gran medida un año fundacional, ya que recuperamos la gestión interna de la propiedad y trabajamos con diligencia para realizar contrataciones de calidad en el departamento de mantenimiento”, declaró la Directora de Operaciones, Katrina Sommer. Añadió que todo el personal ha recibido ya dos cursos de formación sobre cómo entender a los residentes de Viviendas del Condado y cómo ofrecerles un excelente servicio de atención al cliente.

Para hacer frente a la percepción de que el personal es difícil de localizar y de que la información es de difícil acceso, Viviendas del Condado ha puesto en marcha un nuevo sitio web con mayor funcionalidad que será un mejor recurso para todos los clientes, el personal y los socios. También está creando un árbol telefónico para toda la organización y un horario de atención al público en su sede central.

Otro cambio importante es la incorporación de dos generalistas de Vales de Elección de Vivienda cuya única responsabilidad será responder a las preguntas de los residentes relacionadas con el programa para aliviar la presión sobre los asistentes sociales.

Los centros de vivienda pública añadirán administradores de propiedades cuyos datos de contacto estén disponibles para las preguntas e inquietudes de los residentes.

Por último, Viviendas del Condado está aplicando un amplio plan de comunicación para mantenerse en contacto con los residentes con mayor regularidad a través de diversos métodos. El personal ya está diseñando estrategias para aumentar el índice de respuesta a la encuesta de 2024 con el fin de garantizar que se obtenga información de una muestra representativa de los residentes y propietarios de Viviendas del Condado.